Contabilidad

TALLER DE CONTABILIDAD

I. ¿Qué es la contabilidad y por qué es importante? 

Hoy he iniciado este blog y he decidido empezar con lo más básico. La definición de contabilidad y qué hace que sea relevante para los negocios hoy en día. 

Definición de contabilidad: 

La contabilidad consiste en el proceso sistemático de recolectar, clasificar, resumir y presentar la información financiera que se produce en un negocio. Toda esa información que se recolecta y se presenta a los dueños o administradores de las empresas debe de cumplir con ciertos estándares para que sea entendible y útil. Es por esta razón que un buen contador debe de diseñar un sistema contable que capture todos los detalles necesarios para satisfacer las necesidades de una empresa y así poder realizar reportes y análisis financieros que aporten valor a la misma. 

En contabilidad existe lo que se denomina «Ciclo Contable«. Este es el nombre dado al proceso colectivo de recolección y procesamientos de los hechos contables y consta de 9 pasos: 

 

1. Recolección y análisis de transacciones. 

2. Registro en el libro Diario General. 

3. Pase al Mayor General. 

4. Preparación de la Balanza de Comprobación. 

5. Calculo y asientos de ajustes. 

6. Balanza de comprobación ajustada 

7. Realización de los Estados Financieros. 

8. Cierre de las cuentas. 

9. Preparación de una balanza de comprobación post-cierre. 

Durante los últimos años las empresas de todo el mundo – especialmente en Estados Unidos- han tratado de simplificar las tareas contables mediante el uso de programas de contabilidad tales como Quickbooks, Freshbooks o Xero. A pesar de que los software contables han hecho la tarea más fácil, hoy en día sigue siendo imprescindible la contratación de un contador en una empresa, ya sea a tiempo completo o temporal. 

Estas son algunas de las razones por las que las empresas se interesan en la contabilidad: 

• Cumplimiento con las leyes: Las leyes fiscales de cada país exigen a las empresas que reporten sus ganancias al gobierno y que paguen los impuestos que le corresponden. Es aquí donde la contabilidad proporciona un procedimiento adecuado para cumplir correctamente con los requisitos. Esta es un área bastante amplia, de la cual se encarga la contabilidad fiscal. 
• Financiamiento: Los bancos, inversores o cualquier otra institución que proporcione financiación requieren informes sobre el desempeño financiero que ha tenido un negocio para así evaluar si conviene invertir o no en dicha empresa. La contabilidad proporciona esta información a través de los estados financieros, específicamente los estados de resultados y los estados de situación. 
• Desempeño financiero: Para la gerencia es importante saber si el negocio está siendo rentable y si lo seguirá siendo en un futuro. 

• Control de presupuesto: Quizás uno de los puntos más importantes para un empresa, ya sea grande o pequeña, es la elaboración de un presupuesto. Este se convierte en un punto de referencia para evaluar el rendimiento y así tener las finanzas bajo su control. 
• Comparación: Como en la contabilidad existen ciertas normales y principios contables, resulta bastante útil comparar las empresas con otras para tener un punto de referencia y ver la evolución de la misma en relación con el promedio de la industria 

Preguntas que se pueden responder si se lleva una contabilidad organizada: 

• ¿Quién me debe dinero? 
• ¿Cuánto dinero tenemos? 

• ¿A quién le debemos dinero? 
• ¿Alguien está robando dinero de mi empresa? 
• ¿Me queda suficiente Inventario? 
• ¿Estoy ganando más o menos que el año/mes anterior? ¿Por qué? 

Como puedes ver los beneficios que aporta un buen contador a una empresa son incalculables. 

II. Las cuentas contables y su clasificación 

Se le llama cuentas contables al conjunto de registros donde se detallan de forma cronológica todas las transacciones que ocurren en un ente económico. Estas operaciones se registran en asientos de débito o crédito dependiendo del origen de la transacción. Así por ejemplo, una empresa tendrá una cuenta de efectivo en donde registrará todos los movimientos que involucren dinero en efectivo. Si la empresa compra bienes al contado, eso significa que tendrá que dar un crédito a la cuenta de efectivo; si la empresa vende mercancías al contado, entonces deberá de dar un débito a la cuenta de efectivo. 

Partes que componen una cuenta contable: 

El titular o nombre de la cuenta: como su nombre lo indica, el titular se refiere a la cuenta en la que estamos registrando. Por ejemplo, si un negocio compra mercancías a crédito, deberá de dar un débito a la cuenta «Compra de mercancías» (este es el titular) y un crédito a «Proveedores» (otro titular). 

Debe o Débito: El Debe, también llamado débito, se coloca en la parte izquierda de la cuenta y representa todo lo que «entra» al negocio o el motivo de por qué salió algo. 

Haber o Crédito: Es la parte derecha de la cuenta y representa todo lo que «sale» de la empresa o bien el motivo de por qué entró algo. 

Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Si la suma de los débitos de una cuenta son mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor. 

En la siguiente imagen puedes verlo de forma más ilustrada… 

Titular, Débito, Crédito y Saldo 

Las cuentas básicas de la contabilidad: 

En un negocio es importante conocer dos cosas fundamentales: cómo entra o sale el dinero y cómo se deben de registrar las operaciones. Las 6 cuentas básicas de la contabilidad en la que se registran los diferentes tipos de transacciones son: 

 

Las 6 cuentas básicas de la contabilidad 

1. Activos: Los activos representan todos lo bienes y derechos que posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, etc. También pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectual, una marca, entre otros. 

2. Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo. 

3. Capital: El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa. 

Algunas de las cuentas de capital más usadas son: 

• Capital contribuido – que es el monto de dinero que aportan los dueños del negocio. 
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• Ganancias retenidas – las ganancias de una empresa desde el momento de su creación. 
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• Dividendos – el dinero pagado a los accionistas. Estos se consideran como un valor negativo y disminuyen el capital de una empresa. 
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4. Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta de mercancías (el ingreso). 

5. Costos: Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y también el flete (el costo del transporte). 

6. Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto  o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto financia una actividad especifica en beneficio de la empresa, pero se diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de transporte para la venta de un producto (ojo, no confundir con el flete, que es el transporte que se paga cuando se adquiere un producto). 

Clasificación de las cuentas contables: 

Las  cuentas contables  se clasifican en dos grupos:

Cuentas  Reales y Cuentas Nominales.

En las cuentas reales se incluyen los Activos, Pasivos y el Capital. Estas tres cuentas son las que se utilizan en el Estado de Situación Financiera  y se les llama «cuentas reales» porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus balances. 

En las cuentas nominales se incluyen los Ingresos, Costos y Gastos. Estas últimas se usan en el Estado de Resultados  (también llamado Estado de Ganancias y/o Perdidas). Se les llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período contable, es decir, que solo se utilizan durante un período de tiempo determinado y luego su balance comenzará en cero. 

III. Naturaleza de las cuentas contables 

En la publicación anterior ya les había mencionado las diferentes cuentas contables y su clasificación, pero faltó mencionar algo fundamental que es la explicación de cuándo una cuenta contable es de naturaleza deudora o cuando es acreedora. Conocer esta información es de vital importancia al momento de realizar un registro contable, ya que de esta forma podemos entender el por qué una cuenta aumenta o reduce su saldo. 

Cuentas de activos: 

Las cuentas de activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que aumentan su saldo cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su saldo al acreditarse. Veamos un ejemplo práctico sobre esto para quede aún más claro… 

Vamos a suponer que un negocio vende mercancías al contado por un valor de $20,000.00 y necesitamos asentar esa transacción en el libro Diario General. Al analizar la transacción podemos observar que están sucediendo dos cosas: 1) Está entrando dinero al negocio. 2) Ese dinero está entrando por algún motivo, en este caso por ventas de mercancías. 

Como nos está entrando dinero entonces le damos un débito de $20,000.00 a la cuenta de efectivo ya que este está aumentando y como mencioné más arriba las cuentas de activos aumentan su saldo con débito. Además de eso damos un crédito por la misma cantidad a la cuenta de venta de mercancías, cumpliendo así con el principio de partida doble de la contabilidad. 

Cuentas de pasivos: 

Las cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, lo que significa que aumentan su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito. Veamos otro ejemplo ilustrativo… 

Una empresa compra un equipo de transporte a crédito por un valor de $ 75,000.00 y necesitamos registrar esa transacción también en el libro Diario General. Ahora vamos a analizar lo que está pasando: El negocio está adquiriendo un activo, que en este caso es un equipo de transporte, por lo tanto se le da un débito. Pero no lo está pagando inmediatamente, así que ahora tiene una deuda u obligación con el vendedor – Un pasivo. Esta deuda se registra dándole un crédito a cuentas por pagar. La razón por la que se le da un crédito es porque las deudas de la empresa (los pasivos) están aumentando y como dije anteriormente los pasivos aumentan su saldo con crédito. 

Capital o patrimonio: 

La cuenta de capital o patrimonio son de origen crédito y por lo tanto el saldo de la cuenta aumentará cada vez que se acredite a esta cuenta y disminuirá cada vez que se haga un débito. Algunas de las cuentas de capital que disminuyen el mismo son: los retiros y dividendos, los cuales se debitan ya que como mencioné, el capital disminuye con débito y cuando se habla de retiros es obvio que el capital de la empresa está disminuyendo. Algunas de las cuentas que aumentan el capital son las ganancias netas del negocio o las aportaciones de los dueños. Cuando se va a realizar el registro contable éstas se acreditan para así indicar que el capital está aumentando. 

Cuenta de ingresos: 

Los ingresos son de origen crédito, aumentan su saldo cuando se acredita la cuenta y disminuye cuando hay algún débito. Si un negocio funciona, esta es una de las cuentas con más movimientos y las ganancias de la empresa suben cada vez que hay alguna venta de mercadería (en caso de ser una empresa comercial), por lo tanto estas transacciones se acreditan para indicar que el saldo ha incrementado. Pero también puede darse el caso en el que un cliente decide devolver mercancías y esa devolución se considera como una reducción a los ingresos, por lo que hay que darle un débito para indicar que el saldo ha disminuido. 

Costos y Gastos: 

Tanto los costos como los gastos son de naturaleza deudora y por lo tanto aumentan su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acreditan. No es muy común que las cuentas de gastos se reduzcan, aunque no pasa lo mismo con la de costos ya que en una empresa comercial puede darse el caso en el que luego de comprar mercancías, decidimos devolver una parte. En un caso como este el asiento contable se debe de registrar dándole un débito a devolución de mercancías y un crédito a compra de mercancías para que así se reduzca. 

 Acá te dejo una imagen ilustrativa del origen de las cuentas: 

 

Figura 1. Naturaleza de las cuentas contables 

Como puedes ver, entender la naturaleza de las cuentas contables es bastante sencillo y es una de las cosas que todo contador necesita saber. Ya para finalizar debo mencionar que la naturaleza de las cuentas también es conocida como la teoría del cargo y el abono. 

IV. Libro Mayor General y sus características 

Muchos consideran el Libro Mayor General como el más importante de toda la contabilidad, debido a que en este se resumen las transacciones de todas las cuentas contables de forma individual utilizadas durante un período en específico. En el Mayor General se registran tanto los débitos y créditos de una cuenta, así como el saldo de la misma. 

El libro mayor es de gran utilidad, ya que podemos conocer el saldo o balance de una cuenta determinada, lo cual nos permite elaborar los Estados Financieros en los siguientes pasos del ciclo contable. En el Mayor General se incluyen las cuentas control de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Las cuentas de detalle o auxiliares se registrarán en lo que se conoce como Mayor Auxiliar, como por ejemplo Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 

¿Cómo se registra en el Libro Mayor? 

Luego de haber registrado las diversas transacciones económicas en el Libro Diario General, debemos de asentar todos los montos asociados a sus respectivas cuentas. Hay que tener en cuenta que a diferencia del libro Diario General, que se organiza de forma cronológica, el Mayor General se ordena de acuerdo al tipo de cuenta. 

Ejemplo de libro Mayor General 

Para comprender mejor lo que es el Mayor General y la forma en la que se realiza el posteo desde el Diario, lo mejor es ver un ejemplo de un caso práctico. Vamos a suponer que tenemos registrado en el Diario General las siguientes transacciones: 

• 01/01/20xx. Robert Lutece, dueño del negocio, invierte $ 20,000 en efectivo 
• 02/01/20xx. Se compra mobiliario por el monto de $ 700 al contado 
• 03/01/20xx. Ingresan $ 3,000 por servicios ofrecidos 

• 04/01/20xx. El dueño del negocio retira $ 5,000 

Esas transacciones quedaría de la siguiente manera en el Diario General: 

 

Ahora pasemos a asentar cada una de las transacciones en el Mayor General paso a paso: 

1. Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que cada cuenta tendrá su folio separado de las demás, en los cuales se anotarán tanto los débitos como los créditos que tenga esa cuenta. Luego se calculará el saldo de dicha cuenta. 

2. Al igual que en el diario, en el mayor general hay que tener en cuenta la fecha en la que se realizó la transacción. 

Así es como quedaría el pase al mayor general de las transacciones anteriores: 

 

Como seguro te habrás dado cuenta, en las imágenes anteriores se muestra el resultado de haber hecho el pase al mayor y hay algo importante que hay que notar. Cada cuenta resume todas las transacciones que hayan afectado a dicha cuenta y además, cada cuenta se lleva en un folio (hoja) separado. 

Para resumir, las características del libro mayor general son: 

• Es el tercer paso del ciclo contable. 
• Se escribe el código y nombre de la cuenta (esto se puede buscar en el catálogo de cuentas). 
• Se coloca el número de folio, el cual por lo general va en la esquina superior derecha. 
• Se escribe cada transacción que haya afectado a la cuenta con la que estamos trabajando. 

• Se calcula el saldo de dicha cuenta. 
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Como nota aclaratoria, cabe mencionar que el saldo es el resultado de restar los débitos con los créditos de una misma cuenta. Además, siempre hay que tener en cuenta la naturaleza de la cuenta con la que se está trabajando para saber si los débitos sumarán o restarán. 

En un principio, todo este proceso contable parece ser algo laborioso, lento y repetitivo. Sin embargo, hoy en día existen software contables que nos facilitan esta tarea y lo pueden hacer de forma automática. Algunos solo requieren que se introduzcan las entradas de diario y otros automatizan el proceso completo. 

Fuente: http://elcontador.net/contabilidad/